OKMS · 汇智快速使用指南

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  1. 注册
    • 如您已注册过CNKI的个人账户,可直接用CNKI账户登录OKMS·汇智;
    • 如没有注册过知网账户,可通过手机号注册后使用本平台。
  2. 组队

    进入首页,点击“我的团队”标签进入组队环节,有两种组队方式,一是自己创建团队并且邀请队员加入,二是搜索已存在的团队并申请加入。

    1. 手动创建团队

      首次进入平台需要创建团队,点击“创建团队”按钮,填写团队信息,邀请团队成员加入。

    2. 选择已有团队加入
  3. 项目管理

    面向团队的项目和课题研究过程及知识密集性工作任务,提供任务管理、项目资料管理、问题研讨、成果协同写作等一体化工具。

    1. 新建项目
    2. 添加项目阶段
    3. 为每个阶段分配任务
    4. 项目任务协同细化任务
      点击每个“项目任务”可进入具体任务,可根据需要选择相关资源:
      • 成员:可选择需要协同完成任务的成员
      • 标签:为任务添加标签
      • 截止时间:设置任务截止时间
      • 附件:为此任务添加附件
      • 检查项:对任务的各条要求完成情况进行标记
      • 协同研讨:基于任务展开研讨
      • 协同文档:基于任务创建协同文档
      • 成果:添加任务相关成果
      • 动态:随时显示任务状态信息
  4. 共享资料

    根据项目需要以协同方式添加资料,成员从各种渠道收集资料,将团队常用的技术资料、项目文档、以及开展工作所需要的资源共享到团队资料库,方便各成员随时随地获取。

    1. 团队共享资料

      进入团队后,在“共享资料”模块下可以将本人研究的资料共享,可上传单个文件也可根据资料类型建立文件夹。

    2. 项目共享资料

      进入“项目”后,选择“资料”标签可添加项目共享资料,有“本地添加”和“检索添加”两种方式。

      • “本地添加”可将电脑中的资料上传到项目共享到项目资料库;
      • “检所添加”可在CNKI文献数据库中检索相关资料添加到项目资料库中。
  5. 协同研究研讨讨论
    1. 针对特定主题的协同研讨

      团队协同过程中针对问题产出的方案、报告、文档等协同在线讨论和内容审核,直接在文档原文上发表文字、图片、语音等意见,再经过多次迭代总结后,专家和团队成员对文档内容达到共识。

    2. 针对日常研究的团队学习

      团队集体学习,针对一篇资料共同阅读学习,针对研究过程的资料各抒己见,头脑风暴,平台可自动汇编所有意见并保留所有迭代版本,实现知识过程管理。

  6. 文档协同

    为项目团队提供文档在线协同编写工具,根据团队需要,随时发起文档协同,共同完成文档、演示文稿、电子表格、思维导图等各类文档的在线编写。编写过程中随时查阅和引用知识库、共享资料库及项目资料库中的内容。

    文档协同流程如下图所示,支持word、演示文档、电子表格及思维导图,现在以word格式文档为例介绍文档协同功能:

    1. 新建协同文档时选择“协同文档”格式
    2. 填写协同文档信息
    3. 大纲编写,任务分配,通知团队成员开始协同创作

      其他文档协同方式与上述类似,下图为协同导图模式

    4. 多人在线实时协同,基于XML的交互式编辑

      多人异地实时网络协同,在线完成文档内容的编辑,文档编辑基于XML支持文字、图片、音频、视频等富媒体编辑,自动生成可编辑的参考文献列表。

    5. 多版本管理对比

      基于XML编辑的文档支持多版本管理和内容对比,直观查看不同版本内容的异同。

    6. 云端存储多格式输出

      所有文档云端存储,XML文档内容和样式分离,支持doc、pdf、XML等多格式输出。

  7. 个人知识管理

    对用户个人长期收集积累的资料、查阅文献、个人成果以及阅读笔记进行网络存储和管理,形成个人资料库和知识库,构建个人知识体系,防止个人积累知识的流失。

    1. 个人资料库

      用户个人平时收集整理的各种知识资源,提供网络化安全存储、管理、查找和利用。根据个人喜欢添加订阅源,在首页右上角的订阅图标进行设置。

    2. 知识订阅

      个人根据工作和研究需要订阅知识库中的各类知识,系统增量推送。

    3. 阅读笔记

      在团队研究或个人研读模式下,阅读过程中所产生的新想法和灵感可以通过笔记的形式保存下来,所有个人阅读学习过程中产生笔记、摘录以及笔记汇编都会保存在OKMS·汇智首页左侧的“我的笔记”模块中。

    4. 知识收藏

      个人在项目研究和团队协同过程中查阅并收藏到个人空间中的文献和网络资源。

  8. 常见问题
    1. 1.销售模式是线上还是线下?(线上是指直接在线付费开通高级版功能;线下是指要联系相关业务员签订合同,开通商务权限)

      现阶段还是线下模式,和科研诚信产品一样的销售模式;因为产品是单位购买为主,等产品以及商务相关逐渐完善后会支持线上销售模式;

    2. 2.汇智会有APP吗?大概什么时候发布?

      OKMS汇智会提供APP,计划在今年10月份左右推出;

    3. OKMS汇智与研学平台是什么关系?研学如果后期有团队版和机构版,两者是否会重合更大?
      • 研学平台主要是文献查阅,学习,记笔记,是为个人服务的,不是协同,通过学习获得创新能力是研学的本质,其主要是个人学习工具,可以以团队的形式购买;
      • OKMS是为团队、群体服务的知识管理协同平台,主要是个人学习和多人工作协同,研学的团队概念不同于OKMS汇智的团队,两者定位不同;
    4. 举例来说,如果一个学院购买了50人的版本,可以建立多少个团队有限制吗?

      产品是按团队来卖的,针对的是有人数控制团队,销售对象就是具体的一个团队或者部门。任何人都可以免费注册并创建团队,以团队为单位交费,比如某公司联合几个学校一起申请项目,成立项目团队,在平台注册团队并付钱,其他成员即可加入团队;

    5. 团队的代码有什么作用?

      团队的代码是团队唯一标识,支持用户按团队代码精确查找团队;

    6. 项目能否进行变更管理,可以将变更的内容相关文档进行汇总,形成变更管理文档库?

      目前汇智里的项目管理还不具备变更管理功能。

    7. 汇智能否进行甘特图的绘制,可直观的看到项目中正在进行的任务状态?

      汇智目前采用的是看板视图模式,方便用户进行直观的任务管理;甘特图模式未来会做产品规划上的考虑;

    8. 先创团队再申请付费,用户购买流程会不会特别麻烦?是否可以做个在线付费系统?

      汇智的收费模式是以团队为单位,登录人可以创建多个团队,付费并获得相应套餐授权;未来会做在线付费系统,逐渐移至线上交易。

    9. 现在给客户开云版试用,是开km.cnki.net,还是okms.cnki.net ?

      给客户开试用,可以让用户自己注册使用免费版套餐,以上使用km.cnki.net

    10. 为什么个人和团队需要分别绑定资源账号?使用过程中发现个人账号绑定资源账号失败(报可审批绑定用户数已满),团队账号绑定资源账号却可以。
      • 汇智产品分为个人资源账号绑定和创建团队后团队资源账号绑定两种资源账号绑定操作;可以在团队信息-资源权限页面选择资源账号使用优先级,系统会根据用户设置的账号优先级进行扣费。
      • 在绑定资源账号时,由于资源账号管理部门会设置账号的使用并发数,故可能会出现用户数已满的提示。
    11. 汇智平台功能都比较清楚了。但是怎么指导用户把产品应用到他们实际工作场景中,能不能更提供多的实际案例,比如高校课题组怎么用此产品。

      汇智产品目前还处在前期推广阶段,还没有收集足够多的典型案例供大家参考。

    12. 项目管理里的协同文档/协同研讨和直接创建的协同文档/协同研讨是不是一个功能?

      是同一个功能,协同文档/协同研讨是作为协同工具存在的,在项目管理里、外均可调用协同工具进行多人协作。

    13. 如果团队完成后需要解散,这期间的资料可以一键打包导出吗?还是需要人工分类整理?

      是同一个功能,协同文档/汇智是以团队为基本单位的产品,每一个团队都是一个有机的组织,组织内部可以同时推进多个项目,当项目完成后可以解散项目组,项目内相关资料会被归档保存,团队不会解散。

    14. 请问汇智跟原OKMS相比,特色的点主要体现在哪些方面?
      • 汇智价格更低,更容易被有知识管理和协同项目管理的小团队用户接受,更易推广。
      • 汇智主要针对的是100人以内的小团队个人学习和多人协同工作场景,用户群体更多;
      • 汇智不提供镜像版安装,免去用户维护成本和我司实施成本。
      • 汇智是一个轻量化知识管理工具,用户学习成本更低,使用更加方便。
    15. 云盘部分上传的PPT文档以及团队上传的共享文档PPT格式的文档是否支持检索、查阅?

      支持全部文件的检索,并支持PPT、caj、PDF、doc、docx、JPEG、MP3、flv等格式文件阅读。

    16. 汇智的资源是引入总库的所有类型资源吗,还是期刊、博硕士、会议等部分类型资源?

      汇智支持资源总库资源检索,但是检索结果里的文献需要根据用户购买的资源账号包含数据库范围来判断是否允许该用户在线阅读;

    17. 上传的word文档现在检索是只支持检索篇名,支持检索全文吗?

      支持全文检索

    18. 协同文档中的文档模板在哪管理?

      正在开发中…

    19. 如果给客户开试用,我们后台能看到他们的使用情况并进行分析吗?

      可以看到用户使用情况,包括在线时长、活跃度等信息,支持用户数据分析(开发中)

    20. 请问用户试用需要怎么提交信息?

      不需要提交任何信息,用户只需要登录km.cnki.net 在汇智首页进行注册、登陆即可;

    21. 用户数据的安全保密问题怎么解释?有保密诉求的项目团队,咱们云版的能否有镜像,安装到本地服务器,公司售价咋订?
      • 关于云版的安全性问题,云服务本身就是一种趋势,我们遵循云平台安全框架进行产品开发,技术层面已保证其安全性。此外,最主要的是应用层面的安全性,应用层面是以团队为基本单元来控制的,各项目负责人来管理其团队成员,并且在团队里有严格的权限控制和操作日志留存,来保证产品应用层的安全性。
      • 如果有镜像安装需求的客户,可以支持镜像安装,但不做定制开发,最终报价(目前还没最终决定,仅供参考)大概在40万左右。
    22. 请问比如一个5人的项目组买了以后,以后是每年7500元,还是一次付费后可以一直用到项目结项?

      汇智产品按照每人一年的授权时限进行收费,每年缴费开通下年的使用授权;

    23. 目前应该不支持CAD协同画图吧,以后有没有可能开发这个功能?

      不支持CAD协同画图,以后是否开发此功能待定