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OKMS · 汇智快速使用指南

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  1. 注册
    • 如您已注册过CNKI的个人账户,可直接用CNKI账户登录OKMS·汇智;
    • 如没有注册过知网账户,可通过手机号注册后使用本平台。
  2. 组队

    进入首页,点击“我的团队”标签进入组队环节,有两种组队方式,一是自己创建团队并且邀请队员加入,二是搜索已存在的团队并申请加入。

    1. 手动创建团队

      首次进入平台需要创建团队,点击“创建团队”按钮,填写团队信息,邀请团队成员加入。

    2. 选择已有团队加入

      点击“加入团队”,检索团队代码,点击“申请加入”后填写验证信息,团队负责人审核通过后即可加入团队。

  3. 项目管理

    面向团队的项目和课题研究过程及知识密集性工作任务,提供任务管理、项目资料管理、问题研讨、成果协同写作等一体化工具。

    1. 新建项目
    2. 添加项目阶段
    3. 为每个阶段分配任务
    4. 项目任务协同细化任务
      点击每个“项目任务”可进入具体任务,可根据需要选择相关资源:
      • 成员:根据需要选择协同完成任务的成员;
      • 标签:为任务添加标签;
      • 截止时间:设置任务截止时间;
      • 附件:为此任务添加附件;
      • 检查项:对任务要求的完成情况进行标记;
      • 协同研讨:基于任务展开研讨
      • 协同文档:基于任务创建协同文档
      • 成果:添加任务相关成果
      • 动态:随时显示任务状态信息
  4. 共享资料

    根据项目需要以协同方式添加资料,成员从各种渠道收集资料,将团队常用的技术资料、项目文档、以及开展工作所需要的资源共享到团队资料库,方便各成员随时随地获取。

    1. 团队共享资料

      进入团队后,可上传单个或批量上传多个资料,可以建立文件夹对资料进行管理,支持将“共享资料”模块下资料分享到项目资料中,对于文档类还可以选择是否分享资料中自己添加的笔记。

    2. 项目共享资料

      进入项目后,选择“资料”标签可添加项目共享资料,支持“本地知识上传”、“知识库检索添加”和“互联网资源链接”三种方式。

      • “本地知识上传”可将电脑中的资料上传,共享到项目资料库;
      • “知识库检索添加”可在CNKI文献数据库中检索相关资料并添加到项目资料库中;
      • “互联网资源链接”可将相关互联网资源的链接添加到项目资料库中。
  5. 研讨讨论

    根据应用场景的不用,研讨讨论主要包括以下两种:

    • 针对特定主题的协同研讨

      团队协同过程中针对问题产出的方案、报告、文档等协同在线讨论和内容审核,直接在文档原文上发表文字、图片、语音等意见,再经过多次迭代总结后,专家和团队成员对文档内容达到共识。

    • 针对日常研究的团队学习

      团队集体学习,针对一篇资料共同阅读学习,针对研究过程的资料各抒己见,头脑风暴,平台可自动汇编所有意见并保留所有迭代版本,实现知识过程管理。

    1. 新建研讨

      点击“研讨讨论”进入研讨展示页面。在页面左上角点击“新建研讨”按钮,即可进行研讨创建。

      在创建框里填写研讨主题、起止时间、负责人、成员、模式、简介等,点击“确定”后完成研讨的创建。

      研讨内容的创建包括在线撰写、本地上传和文档发起三种方式:

      • 点击“空白文档”,在线编写待研讨内容。可以利用编辑器中提供的格式对段落、标题等的样式进行调整。
      • 点击“本地上传”,选择、上传符合要求的文档,即可进行研讨。
      • 点击页面左侧的“资料”,在检索框中输入检索词,在检索出的文献后点击“发起研讨”,即可进行研讨。
    2. 发表意见

      点击研讨名称,进入研讨页面。通过鼠标选取字、词、句等,可以对词、句、整段、全文发表意见,并可查看意见列表。

      点击研讨名称,进入研讨页面。通过鼠标选取字、词、句等,可以对词、句、整段、全文发表意见,并可查看意见列表。

    3. 意见回复

      研讨成员可对其他成员的意见进行回复,点击意见下方的“回复”按钮,输入回复内容。

    4. 总结

      研讨结束后,点击“总结”按钮,可根据意见对研讨文档进行总结。

      系统提供意见汇编模板和原文修订模板两种模板样式。意见汇编模板会自动把研讨意见纳入到总结中,原文修订模板需要手动采纳研讨意见。

      选择意见汇编模板,根据意见进行再次编辑。其中划线文字为作者发表此条意见所针对的原文,下方为发表意见的具体内容。

      选择原文修订模板,则需要手动采纳研讨意见,可对意见选择采纳并插入原文、采纳或不采纳。对采纳并插入原文的研讨意见可以进行再次编辑。

      点击“保存”按钮,编辑的总结文档可实时保存,保存后可再次编辑。

      点击“提交”,将当前总结文档提交到研讨成果列表中。

  6. 文档协同

    为项目团队提供文档在线协同编写工具,根据团队需要,随时发起文档协同,共同完成Word文档、演示文稿、电子表格、思维导图等各类文档的在线编写。编写过程中随时查阅和引用知识库、共享资料库及项目资料库中的内容。

    1. Word文档

      6.1.1 创建文档

      创建文档时,点击“新建”下拉框中的“文档”,在文档新建表单填写页填写文档信息,选择编辑器(流式编辑器适用于对文档格式要求一般的文档,支持按章节分任务协同编辑;版式文档编辑器适用于对文档格式和排版要求较高的文档,支持多人自由协同编辑)。填写完成后,点击“确定”,完成创作的创建。

    2. 6.1.2 编写大纲

      以流式XML编辑器创建完协同文档后,进入编写大纲环节。

      在编写大纲时,支持在已有章节的上方或下方添加新的章节,支持添加子章节,并可对章节顺序进行调整。

    3. 6.1.3 分配任务

      创作负责人根据大纲内容为参与人员分配编写任务。点击待分配章节标题后面的“”,在弹出的任务分配框里选择成员,然后勾选待分配章节,点击“确定”就完成了任务分配。

    4. 6.1.4 内容编写

      分配任务完成后,进入内容编写环节,即文档的参与人员根据创作负责人分配的任务完成内容编写任务。

      系统提供了多种编辑工具,支持插入表格、图片、音频、视频等。

      在内容编写的过程中,系统支持素材调用。点击“在线素材”或页面右上角的“” 按钮,即可打开素材添加页面。

      检索框中输入检索词,检索后出现素材列表。点击文档名称,进入在线阅读页面。选取所需文字内容或图片,点击“添加”即可将内容添加至编写文档中。

    5. 6.1.5 内容审校

      所有成员完成内容撰写后,由协同文档负责人点击“审校 ”进入审校模式,所有成员可对文档内容发表意见,再次返回编辑后,可选择接受/拒绝意见。

    6. 6.1.6 导出文档

      创作内容完成后,可以对文档进行导出。点击页面左上角的“文件”,选择 “导出”,选择要导出的文档类型。

    7. 思维导图

      6.2.1 创建思维导图

      点击“新建”下拉框中的“导图”,在新建表单填写页填写信息。填写完成后,点击“确定”,即可完成创建。

    8. 6.2.2 绘制导图

      在思维导图创建完成后,点击该导图,进入绘制页面。

      点击页面右侧的“”插入下级主题。

      点击页面右侧的节点操作按钮“”,在弹出的操作框中选择将节点上移、下移、编辑内容或删除。

      可以为节点添加链接、图片、图表、标注等。

    9. 6.2.3 导出导图

      思维导图绘制完成后,点击导出键,选择导出格式,即可完成导出。

    10. 演示文稿

      6.3.1 创建演示文稿

      点击“新建”下拉框中的“演示文稿”,在新建表单填写页填写信息。填写完成后,点击“确定”,完成创作的创建。

      6.3.2 编写演示文稿

      演示文稿创建完成后,点击进入编写页面。

      当需要多人协同编写时,点击“协作”设置共同编辑模式。若选择“快速”则可以实时共同编辑,所有更改会自动保存;选择“严格”则需要点击“保存”按钮来同步更改。

      演示文稿的编辑方式与办公软件基本相同,可根据需要完成内容编辑。

      可以在幻灯片中插入表格、图表、图片、链接、公式等时,点击页面上方的“插入”按钮即可选择相应模块进行操作。

      6.3.3 导出演示文稿

      在演示文稿的内容全部编辑完成后,点击“文件”,在弹出的页面上选择下载格式,也可直接打印。

    11. 表格

      6.4.1 创建表格

      创建表格时,点击“新建”下拉框中的“表格”,在新建表单填写页填写信息。填写完成后,点击“确定”,完成创作的创建。

      6.4.2 编辑表格

      表格创建完成后,点击进入编写页面。

      当需要多人协同编写时,点击“协作”设置共同编辑模式。若选择“快速”则可以实时共同编辑,所有更改会自动保存;选择“严格”则需要点击“保存”按钮来同步更改。

      表格的编辑方式与办公软件基本相同,可根据需要完成内容编辑。

      当需要在表格中插入图片、形状、文本框、艺术字体、图表、链接、公式等时,点击页面上方的“插入”按钮即可选择相应模块进行操作。。

      6.4.3 导出表格

      在表格内容全部编辑完成后,点击“文件”,在弹出的页面上选择下载格式,也可直接打印。

  7. 个人知识管理

    对用户个人长期收集积累的资料、查阅文献、个人成果以及阅读笔记进行网络存储和管理,形成个人资料库和知识库,构建个人知识体系,防止个人积累知识的流失。

    1. 我的云盘

      用户可以将平时收集整理的知识资源上传到“我的云盘”,支持文档、图片压缩包等多种格式。

    2. 知识订阅

      根据工作和研究需要,订阅知识库中的各类知识,系统进行知识推送。

    3. 阅读笔记

      在团队研究或个人研读模式下,阅读过程中所产生的新想法和灵感可以通过笔记的形式保存下来,所有个人阅读学习过程中产生笔记、摘录以及笔记汇编都会保存在OKMS·汇智首页左侧的“我的笔记”模块中。

    4. 阅读文摘

      可以将在阅读过程中读到的有价值的知识添加到“我的文摘”中。

    5. 知识收藏

      个人在阅读页或者通过cnki检索,可对cnki文献进行收藏。

  8. 微信小程序

    汇智小程序依托于汇智web端功能架构设计,以团队协作为核心,以项目管理、协同研讨、协同文档为工具,以团队资料共享和团队学习为手段,辅以个人笔记、文摘、收藏及个人资料管理功能,是高效的知识管理和团队协同工具。

    1. 登录和注册

      打开微信,点击“发现”-“小程序”,在检索框中输入“OKMS汇智”,点击检索结果即可进入小程序页面。

      若已有注册好的汇智账号,则点击“其他账号登录”,输入账号密码后完成登录,也可直接选择“授权微信登录”。

      如果没有注册好的账号,可以直接在小程序上进行注册。选择“注册”进入注册页面,填写注册信息即可。

    2. 项目管理

      进入小程序后,点击“项目”进入项目管理页面。页面上展示了团队的所有项目,点击右下角的“”进入新建项目页面。

      点击项目名称右侧的“”,进入项目设置页面。在设置页面可以查看项目状态,管理参与成员,设置项目时间和简介等。

      对项目进行管理时,点击该项目名称进入项目管理页面,可以看到页面上包括任务、资料、成果三个模块。在“任务”模块下可以添加阶段和任务。

      阶段和任务添加完成后,点击任务名称进入任务管理页面。在管理页面可以管理任务成员、设置截止时间、添加任务标签、对任务进行描述,同时可以通过附件添加与任务相关的资料,添加任务成果,设置任务检查项,为任务设置协同研讨、协同文档,对任务发表评论。

      在“资料”模块可以查看该项目下的所有资料,点击资料名称可直接进行查看。

      在“成果”模块下可以查看该项目已形成的所有成果,点击资料名称可直接查看。

      点击“我的任务”模块可查看需完成的项目相关任务。

    3. 协同研讨和协同文档

      点击“协同”模块,可以查看团队的协同研讨和协同文档。

      在“协同研讨”模块下,点击研讨名称可进入研讨页面,查看成员发表的意见。

      要针对研讨内容发表意见时,选择内容点击“发表意见”,在意见框中输入内容即可完成意见的发表。

      在“协同文档”模块下,点击文档名称可进入文档页面,查看成员撰写的内容。

    4. 资料管理

      在“资料”模块,可以查看团队的共享资料,同时可进行知识检索。

      点击“共享资料”,可以查看团队成员分享的所有知识资料,点击资料名称可直接进行阅读。

      当需要检索知识时,点击“知识检索”进入检索页面,在检索框中输入检索词,在检索结果中点击文献名称即可进行查看。

    5. 用户信息管理

      点击“我的”模块,进入用户信息管理页面。点击页面右上角的“”,进入设置页面。在设置页面可以设置个人信息、管理微信授权、管理资源账号绑定等。

      在“个人资料管理”模块下,可以查看“我的云盘”中上传的知识文档。点击文档名称,直接打开进行查看。

      “我的收藏”是用户收藏到个人空间中的文献和网络资源,点击文献名称可直接打开进行阅读。

      当需要创建新团队时,点击页面上的“”,在创建框中填写信息后点击“确定”即可完成创建。

      团队创建完成后,点击页面右下方的“邀请新成员”,将邀请发送给要加入的成员即可。

  9. 常见问题
    1. 下载问题
      • 提示账号余额不足

        a)个人账号没有绑定机构资源下载账号;(请绑定后再使用)

        b)个人账号余额不足,请充值后使用,充值入口:http://zhifu.cnki.net/。

      • 提示单位未购买产品,账户余额不足

        a)学校或机构没有续订今年的资源;(请联系机构管理员续订资源)

        b)以上文献超出了学校或机构的订购范围。(请联系机构管理员补订资源)。

      • 提示可审批绑定用户数已满

        该机构购买的绑定数已达上限,请联系机构管理员增加绑定数。

      • 提示机构绑定账户并发已满

        该机构购买的并发数已达上限,请联系机构管理员增加并发数。(并发数,即在一个机构账号下,一定时间内同时下载的人数)。

    2. 销售模式是线上还是线下?(线上是指直接在线付费开通高级版功能;线下是指要联系相关业务员签订合同,开通商务权限)

      现阶段还是线下模式,和科研诚信产品一样的销售模式;因为产品是单位购买为主,等产品以及商务相关逐渐完善后会支持线上销售模式。

    3. 汇智APP

      OKMS.汇智在未来会提供APP;目前在做微信小程序,小程序会在2019年11月上线。

    4. 汇智与研学平台的区别
      • 研学平台主要是文献查阅,学习,记笔记,是为个人服务的,通过学习获得创新能力是研学的本质,其主要是个人学习工具,可以以团队的形式购买;
      • OKMS是为团队、群体服务的知识管理协同平台,主要是个人学习和团队工作协同,研学的团队概念不同于OKMS汇智的团队,两者定位不同。
    5. 用户购买套餐与团队的关系

      套餐是按团队来卖的,针对的是有人数控制团队,销售对象就是具体的一个团队或者部门。任何人都可以免费注册并创建团队,以团队为单位交费,比如某公司联合几个学校一起申请项目,成立项目团队,在平台注册团队并付钱,其他成员即可加入团队。

    6. 团队的代码作用

      团队的代码是团队唯一标识,支持用户按团队代码精确查找团队。

    7. 甘特图的绘制/视图

      汇智目前采用的是看板视图模式,方便用户进行直观的任务管理;甘特图模式会写入产品开发规划。

    8. 在线付费

      汇智的收费模式是以团队为单位,登录人可以创建多个团队,付费并获得相应套餐授权;未来会做在线付费系统,逐渐移至线上交易。

    9. 个人和团队分别绑定资源账号问题
      • 汇智产品分为个人资源账号绑定和创建团队后团队资源账号绑定两种资源账号绑定操作;可以在团队信息-资源权限页面选择资源账号使用优先级,系统会根据用户设置的账号优先级进行扣费;
      • 在绑定资源账号时,由于资源账号管理部门会设置账号的使用并发数,故可能会出现用户数已满的提示。
    10. 团队解散,资料可以一键导出吗

      汇智是以团队为基本单位的产品,每一个团队都是一个有机的组织,组织内部可以同时推进多个项目,当项目完成后可以解散项目组,项目内相关资料会被归档保存,团队不会被解散。

      如果用户套餐授权到期,系统会限制用户团队内个模块的功能,但是仍然允许用户查看、下载等操作,一般会有3个月的等待期让用户转移数据。

    11. 汇智与OKMS镜像版相比有哪些特色
      • 汇智价格更低,更容易被有知识管理和协同项目管理的小团队用户接受,更易推广;
      • 汇智主要针对的是小团队个人学习和多人协同工作场景,用户群体更多;
      • 汇智不提供镜像版安装,免去用户维护成本和我司实施成本;
      • 汇智是一个轻量化知识管理工具,用户学习成本更低,使用更加方便。
    12. 汇智接入哪些类型资源

      汇智支持资源总库资源检索,但是检索结果里的文献需要根据用户购买的资源账号包含数据库范围来判断是否允许该用户在线阅读。

    13. 上传的word文档支持检索全文吗

      支持全文检索。

    14. 云盘部分上传的PPT文档以及团队上传的共享文档PPT格式的文档是否支持检索、查阅?

      支持全部文件的检索,并支持PPT、caj、PDF、doc、docx、JPEG等格式文件阅读。

    15. 用户试用需要怎么提交信息

      不需要提交任何信息,用户只需要登录km.cnki.net 在汇智首页进行注册、登陆即可。

    16. 用户数据的安全问题

      关于云版的安全性问题,云服务本身就是一种趋势,我们遵循云平台安全框架进行产品开发,技术层面已保证其安全性。此外,最主要的是应用层面的安全性,应用层面是以团队为基本单元来控制的,各项目负责人来管理其团队成员,并且在团队里有严格的权限控制和操作日志留存,来保证产品应用层的安全性。

    17. 是否提供镜像安装服务,如何定价?

      如果有镜像安装需求的客户,可以支持镜像安装,但不做定制开发,最终报价未定,请咨询知识管理事业本部销售部门。索

    18. 用户购买套餐后是否有永久使用权

      汇智产品按照团队内每人一年授权方式进行收费,每年缴费开通下年的使用授权。

    19. 是否支持CAD协同画图功能

      不支持CAD协同画图,以后是否开发此功能待定。